Pangkalpinang - Pendokumentasian sangat penting! Sebab kehilangan dokumen tentunya akan menjadi persoalan di kemudian hari. Selain itu arsip harus disimpan dengan baik, sehingga ketika dibutuhkan bisa mudah menemukannya.
Demikian dikatakan Dr. Asyraf Suryadin, M.Pd Kepala DP3ACSKB Provinsi Kepulauan Bangka Belitung saat Workshop Penataan Arsip Digital Administrasi Kependudukan Bagi Aparatur Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten/kota, di Sun Hotel, Kamis (7/3/2024).
Pendokumentasian merupakan kegiatan menata dan menyimpan dokumen dalam proses dan hasil penyelenggaraan administrasi kependudukan. Asyraf menjelaskan, dokumen kependudukan merupakan dokumen resmi yang diterbitkan Disdukcapil.
"Dokumen ini mempunyai kekuatan hukum sebagai alat bukti otentik yang dihasilkan dari pelayanan pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil," jelasnya.
Terkait dokumen aktif dari pendaftaran penduduk, Asyraf mengatakan, formulir pendaftaran penduduk yang telah diisi oleh penduduk. Salinan dokumen tersebut menjadi persyaratan administrasi pendaftaran penduduk.
Selain itu, jelas Asyraf, ada juga surat keterangan kependudukan hasil pelayanan pendaftaran penduduk, kartu keluarga, KIA dan buku yang digunakan dalam pendaftaran penduduk.
Sedangkan dokumen aktif dari pencatatan sipil, Asyraf menambahkan, berupa formulir pencatatan sipil yang telah diisi oleh penduduk, salinan dokumen yang menjadi persyaratan administrasi pencatatan sipil, surat keterangan pelayanan pencatatan sipil, register akta pencatatan sipil dan buku yang digunakan dalam pencatatan sipil.
"Ada juga dokumen aktif dari pemanfaatan data dan dokumen kependudukan. Dokumen itu di antaranya, nota kesepahaman, perjanjian kerja sama, petunjuk teknis, formulir pengajuan user ID, hasil proof of concept serta berita acara serah terima kartu secure access modul," ungkapnya.
Sementara mengenai teknis pengarsipan dan pendokumentasian, secara langsung disampaikan Mega Ardiana, S.Sos Arsiparis Ahli Muda Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Kepulauan Bangka Belitung.
