Dalam pekerjaan administrasi di pemerintahan, skills Ms. Excel sangat dibutuhkan oleh ASN untuk mempermudah segala tugas dan tanggung jawab yang akan dikerjakan. Hal ini terbukti dengan kebutuhan administrasi pemerintahan yang mensyaratkan keterampilan Ms. Excel. Skills yang dibutuhkan pun beragam, mulai dari basic hingga advanced, tergantung dari role admin yang akan diisi.
Semakin tinggi level role administrasi, maka skill Ms. Excel yang dibutuhkan juga akan semakin tinggi. Ms. Excel memiliki ratusan fitur yang bisa dimanfaatkan dalam pekerjaan ASN, mulai dari cara memformat cell dan tabel dengan cepat, menggunakan formula untuk perhitungan matematika, membuat grafik untuk menjelaskan sesuatu, dan lain sebagainya.
Ms. Excel merupakan spreadsheet program yang paling banyak digunakan di bidang administratif saat ini. Ms. Excel memiliki banyak versi, dari versi gratis hingga versi full suite. Sebagian besar bisnis menggunakan Office 365 programs yang termasuk microsoft word, powerpoint, teams, outlook, onedrive, excel, dan lain sebagainya. Pekerjaan administratif membutuhkan semua tools tersebut, namun kali ini kita akan membahas khusus excel, terutama skills excel yang harus dikuasai oleh staff administratif di level advanced. Berikut tools yang harus diketahui oleh ASN untuk mempermudah pekerjaan, sebagai berikut ;
1. Formula Excel
Formula adalah kunci agar excel berjalan dengan baik. Sebagai role admin, ASN bisa mengisi cell excel dengan berbagai jenis data, mulai dari bilangan, mata uang, text, bahkan gambar atau hyperlink. Namun, agar data tersebut dapat dikelola, dibutuhkan formula untuk mendapatkan insight dari data tersebut. Excel memiliki banyak formula, mulai dari formula untuk operasi matematika dasar, statistika, accounting, bahkan bisa digunakan untuk membangun code menggunakan excel makro. Dengan bantuan formula, admin akan lebih mudah untuk menyajikan ringkasan data.
2. Filter
Staf admin menggunakan filter pada excel untuk menghapus informasi yang tidak digunakan sebelum diprint. Dengan fitur filter, admin akan lebih mudah untuk mencari suatu nama, task, tanggal, atau item lain sehingga pekerjaan lebih mudah dan tidak memakan banyak waktu. Filter ini juga bisa diterapkan pada banyak kolom di dalam satu sheet sehingga admin bisa memfilter dengan banyak kategori. Fitur filter pada excel merupakan kunci untuk mencari suatu data dengan kategori tertentu.
3. Sorting
Sorting merupakan fitur excel yang digunakan untuk mengurutkan suatu data berdasarkan kategori tertentu. Misalnya, kita mengurutkan data berdasarkan besar kecilnya data, atau berdasarkan urutan alfabet. Pengurutan ini juga bisa dilakukan dari besar ke kecil, dari kecil ke besar, dari A hingga Z, atau dari Z hingga A. dengan fitur ini, admin akan lebih mudah untuk mengurutkan suatu data tanpa harus melakukan copy paste.
4. Pivot Table
Pivot merupakan fitur excel yang paling banyak membantu admin, khususnya untuk menampilkan summarise dari suatu data. Pivot table bersifat dinamis dan didalamnya kita bisa mengetahui count, sum, average, atau formula lainnya untuk merekap sekumpulan data. Pada pivot table kita juga bisa melakukan filter kolom apa saja yang akan ditampilkan, dan item apa saja yang akan di-hide.
